Nedavno sam primijetio da se trend izbjegavanja telefona milenijske generacije brzo širi na ljude svih dobnih skupina. Počelo je sa pametnim telefonima. Slanje SMS poruka zamijenjeno ostavljanjem govorne pošte, a cijeli se razgovori sada odvijaju palcima. Pozivanje nekoga sada je postalo nisko na listi prioriteta komunikacije, pa čak i često omalovažavano.
Svakako pisana komunikacija ima svojih prednosti.
- Možete dobiti svoju poruku je li druga osoba dostupna ili ne.
- Možete odgovoriti bez brige zbog vremenskih zona ili načina spavanja.
- Ne morate gubiti vrijeme s neželjenim brbljavim tračevima.
No, telefon ima prednosti koje tekst i e-pošta nikada neće nadvladati. I dalje je važan alat za poslovnu etiketu i o njemu bi se jednako trebalo razmišljati u današnjem komunikacijskom okruženju. Evo 10 scenarija u kojima telefonski poziv najbolje obavlja posao.
1. Kad trebate trenutni odgovor
Problem s tekstom ili e-poštom je taj što nikad ne znate kada će vam se netko javiti. Volite misliti da druga osoba sjedi tamo i čeka vašu poruku, ali to nije uvijek istina. Ovih dana kada netko vidi vaše ime na telefonu koji zvoni, zna da se dodatno potrudite razgovarati s njim. Naravno ako su zaista zauzeti, na sastanku, spavaju ili se skrivaju od vas, ID pozivatelja će ih odjaviti i otići ćete na govornu poštu, koju ionako rijetko provjeravaju. Sad se barem možete izraziti srdačnim osjećajima .
dva. Kad imate složenost s više ljudi
Moja supruga Van nedavno je za mene koordinirala inozemni angažman i u logistici je bilo uključeno šest različitih ljudi u više vremenskih zona. Nakon pet tajnih razgovora e-poštom koji su stvorili još zabune, doslovno je vrištala za računalom. Napokon sam predložio konferencijski poziv. U 30 minuta odgovoreno je na sva pitanja, svi su bili usklađeni i Van je iz frustracije prešao u olakšanje. Sada je novozaposlena telefonska odvjetnica.
3. Kad ne želite pisanu ploču zbog osjetljivosti
Nikad ne znate tko će vidjeti e-poštu ili tekst. Istina, telefonski pozivi mogu se snimati ... ali ne i legalno u većini država bez prethodne obavijesti ili sudačke odluke. Ako vam nije potpuno ugodno da vaša poruka dođe u nečije ruke, najbolje je koristiti telefon za razgovore koji zahtijevaju diskreciju.
Četiri. Kada je emocionalni ton dvosmislen, ali ne bi trebao biti
Smiješno lice ponekad nije dovoljno da prenese stvarne osjećaje. Emotikoni pomažu široko uokviriti emocionalni kontekst, ali kada su osjećaji ljudi u pitanju najbolje je pustiti ih da čuju odakle točno dolazite. Inače će prirodno pretpostaviti najgore .
5. Kad postoji dosljedna zbrka
Većina ljudi ne voli pisati dugačke e-mailove, a većina ih ne voli čitati. Dakle, kad postoji mnogo detalja koji stvaraju zabunu, telefonski pozivi djeluju učinkovito kako bi unijeli jasnoću. Prije svega, možete govoriti oko 150 riječi u minuti, a većina ljudi ne tipka tako brzo. Drugo, na pitanja se može odgovoriti u kontekstu kako ne biste završili s nepreglednim tragom pitanja i odgovora.
6. Kad su loše vijesti
To bi trebalo biti očito, ali nažalost mnogi će ljudi kukavički pristupiti dijeljenju teških vijesti. Ne budi jedan od onih bezosjećajnih ljudi. Neka to bude o drugoj osobi, a ne o vama. Humanizirajte situaciju empatijom koju mogu čuti.
7. Kad postoje vrlo važne vijesti
Dobro ili loše, ako informacija ima značaj, primatelj mora shvatiti važnost izvan dvostrukog uskličnika. Najvjerojatnije će imati neposredna pitanja i trebali biste biti spremni dati kontekst kako biste spriječili neželjene zaključke .
8. Kad je zakazivanje teško
Nakon što sam nekoliko puta išao naprijed-natrag s asistentom kolegice pokušavajući pronaći dostupan datum i vrijeme, napokon sam je samo nazvao. Sad se nisam morao brinuti da će vremensko mjesto popuniti vrijeme dok ona pročita moj e-mail. Upravo smo razgovarali s kalendarima u ruci i u pet minuta završili ono što nas je ogorčilo tijekom tri dana. Kasnije tog dana gledao sam kako jedan od mojih gurmanskih prijatelja provodi 20 frustriranih minuta koristeći Otvoreni stol i napokon predložio da jednostavno nazove restoran. Za tri minute imao je rezervaciju i pomalo posramljen osmijeh.
9. Kada u burzi postoji naznaka bijesa, uvrede ili sukoba
Napisane poruke često se mogu krivo shvatiti. Ako vidite poruku koja sugerira bilo kakav problem, ne dopustite da se gnoji - ili još gore, pokušajte je popraviti - uz više neemocionalne komunikacije. Podignite telefon i riješite problem prije nego što izmakne kontroli.
10. Kada će osobni dodir imati koristi
Kad god se želite emocionalno povezati s nekim, a licem u lice nije moguće, koristite telefon. Neka čuju brigu u vašem glasu i zahvalnost u vašem srcu.
Sviđa vam se ovaj post? Ako je tako, prijavite se ovdje i nikad ne propustite Kevinove misli i humor.
