Moja mapa s pristiglom poštom trenutno ima 93 e-adrese, od kojih je 15 nepročitanih. Koliko ih imaš?
Tijekom posljednjih nekoliko godina Inbox Zero je postao popularna tehnika upravljanja vremenom. Razvio ga je Merlin Mann, Inbox Zero zagovara da poštanska pošta uvijek bude prazna. Zagovornici Inbox Zero, hvale se da su superiorniji od nas ostalih. Budući da su u stanju održavati praznu pristiglu poštu, postigli su neuredan mozak i mogu se bolje usredotočiti na važne stvari.
Ovo me izluđuje. Inbox Zero potpuni je gubitak vremena. Smatram se stručnjakom za samo nekoliko stvari na ovom svijetu, a upravljanje vremenom je jedna od njih. Imati trenutnu i minimalnu pristiglu poštu zaista je dragocjeno, ali paziti da moja poštanska pošta dnevno bude na nuli rastrošno je i ometa.
Evo pet tehnika upravljanja vremenom koje bih odabrao za Inbox Zero bilo kojeg dana u tjednu:
1. Bumerang
Bumerang je Gmail proširenje. To je najbolji alat za upravljanje vremenom koji sam otkrio u svojoj profesionalnoj karijeri. Ako čekate odgovor iz e-pošte koju šaljete, možete odabrati da se ta e-pošta prikaže na vrhu pristigle pošte naknadno i u to vrijeme po vašem izboru, ako do tada niste dobili odgovor. Također možete sastaviti e-poštu u bilo koje doba dana i poslati je kasnije. Često ću pisati e-mailove u 23 sata ili u 6 sati ujutro i koristiti ih Bumerangom kako bi im poslali radno vrijeme, kako ne bih ometao svoje suigrače.
2. Trello
Trello je besplatan alat za upravljanje zadacima, dostupan i na webu i na mobitelu. Trello vam omogućuje da zadate prioritete i oblikujete razne popise. Možete imati popis 'Obaveze danas', popis 'Pozivi za upućivanje' i još mnogo toga. Opcije su bezbrojne.
Možete čak i bilo koju e-poštu proslijediti Trellu. Unutar ploče Trello kliknite 'Prikaži izbornik', zatim 'Više', a zatim 'Postavke e-pošte na ploču'. Pronaći ćete jedinstvenu e-adresu. Proslijedite sve e-adrese na ovu adresu e-pošte i one će se dodati na vašu Trello ploču.
Ovo je vrlo korisno za sve one e-adrese koje su zapravo stavke 'Obaveze' i koje nisu nužno vremenski osjetljive, ali kojima se u određenom trenutku želite obratiti.
3. Filtrirajte e-poštu i otkažite pretplatu
Oboje imaju istu svrhu - preskočite ulaznu poštu. Otkazivanje pretplate s popisa e-pošte zahtijeva vrijeme, ali izuzetno štedi vrijeme i vrijedi uložiti. Za e-poštu koju želite dobiti, ali je ne trebate čitati, poput kupona za vaše omiljene trgovine i popise za slanje, postavite filtar e-pošte da preskočite pristiglu poštu i prijeđite izravno na e-poštu.
Imam oznaku pod nazivom 'Popusti i ponude'. Na taj način, kad god sam na tržištu s popustom, jednostavno odem u ovu mapu i vidim što je dostupno.
4. Tri glavna popisa
Čitanje e-maila po njihovom dolasku potpuno je proizvoljno i reaktivno - suprotno prioritetnom i proaktivnom.
Umjesto da vas cijeli dan vežu lisicama na e-poštu, svako jutro napravite popis s prva tri poslovna i tri osobna zadatka koja namjeravate obaviti do kraja dana. Tri najbolje liste držim u Trellu. Papir također djeluje, kao i svako drugo mjesto koje ste odabrali za vođenje popisa. Zadaci bi trebali biti dovoljno mali za izvršavanje.
Ako morate napisati osvrt na izvedbu, a trebao bi nastupiti za tjedan dana, prva tri zadatka mogli bi danas biti potrošiti na njega 30 minuta.
5. Isključite SVE obavijesti e-poštom
Znate tko ste - ako ne možete održati razgovor bez provjere telefona ili sata, obećajte mi da ćete danas uzeti 10 minuta i isključiti obavijesti.
Vjerujem da na prijenosnim računalima ne smije biti nula obavijesti, a na telefonima samo obavijesti putem tekstualnih poruka. Stalno otvaranje e-pošte samo da biste odmah odgovorili ili je izvadili iz mape pristigle pošte, čak i ako ćete koristiti Boomerang da biste je odgodili za neki drugi dan, potrebno je neprestano mijenjanje zadataka.
Istraživanja su dokazala da je multitasking neučinkovit, a mi koji se možemo usredotočiti na jedan zadatak u velikoj smo prednosti. Ako se ne možete natjerati da isključite sve obavijesti, isključite što više možete.
6. Samo recite ne
I na kraju, ako sve drugo zakaže, samo recite ne. Mit je da morate paziti na sve zahtjeve.
Ne budite bezobrazni i duhovi, ali ako imate zadatak koji se čini nikad dovoljno važnim za ovaj tjedan, recite osobi da joj jednostavno ne možete pomoći. Ili smislite način kako im pomoći koji vam oduzima pet minuta ili manje. A ako poznajete nekoga tko bi mogao cijeniti priliku da izvrši zadatak, provjerite možete li surađivati i uključiti druge da preuzmu posao.
