Gihan Amarasiriwardena ne vjeruje u multitasking. 32-godišnji predsjednik i suosnivač tvrtke za poslovnu odjeću sa sjedištem u Bostonu, Ministarstvo opskrbe, kaže da korištenje istog dijela vašeg mozga za obavljanje sličnih zadataka - poput čitanja e-pošte tijekom sastanaka - otežava postizanje bilo čega.
Ipak, mrzi gubiti vrijeme. Dakle, Amarasiriwardena kaže da prihvaća paralelnu obradu, računalnu metodu koja podrazumijeva upotrebu zasebnih dijelova stroja (u ovom slučaju, vašeg mozga) za postizanje više ciljeva. Primjer: Svakog jutra istovremeno radi i na svom umu i na tijelu, jer kaže da niti jedan cilj ne odvraća pažnju od drugog. Alum stipendista nastavlja ono što naziva svojim 'troslojnim aktivnim' putovanjem na posao: trči na posao dok slušaš audio knjigu ili podcast - uči govoriti norveški. U pretpandemijska vremena Amarasiriwardena bi trčao pet i pol kilometara do svog ureda, ali sada većinu dana završava kod kuće.
U ožujku 2020. Ministarstvo opskrbe odgovorilo je na pandemiju privremenim zatvaranjem svojih šest maloprodajnih trgovina širom SAD-a, za koje Amarasiriwardena kaže da su u velikoj mjeri ovisile o turistima i ostvarile trećinu prihoda. 'Mi smo tvrtka koja proizvodi odjeću za ured, poslovna putovanja, putovanje na posao, vjenčanja', kaže, 'To su sve stvari koje se nisu događale prošle godine.' Poput mnogih odjevnih tvrtki, Ministarstvo opskrbe počelo je izrađivati maske i dotjerati svoju liniju proizvoda za radno okruženje, pretvarajući haljinice u džogere. Tvrtka je godinu završila s 12 milijuna dolara prihoda u 2020. godini, u odnosu na 14 milijuna dolara u 2019. godini.
Na neki je način prelazak na daljinski rad bio teži izazov za rješavanje. Za samoprozvanog geeka produktivnosti poput Amarasiriwardene u početku je taj potez bio uznemirujući. Njegov je tim teško uskladio svoj posao, što je bilo važno za tvrtku u kojoj je uloga jedne osobe često ovisna o ulozi druge, i pokušao je zakazati više mrežnih sastanaka. No, povećanje vremena na ekranu dovelo je do većeg zamora, kaže: 'Na kraju dana imali ste šest sati Zoom sastanaka i niste imali vremena da stvarno obavite svoj stvarni posao.'
Sada, nakon više od godinu dana pandemije, Amarasiriwardena kaže da tim od 16 osoba u Ministarstvu opskrbe ima vrlo učinkovit tijek rada koji je, između ostalog, pomogao njegovom timu da ostane motiviran i izbjegne izgaranje.
Evo tri haka koja Amarasiriwardena planira zadržati kako bi osigurao da njegov tim ostane produktivan.
1. Promijenite tempo.
Vrsta posla koja se događa u Ministarstvu opskrbe ovisi o tjednu. Kako bi ostala na istoj stranici tijekom pandemije, tvrtka je usvojila Scrum - okvir radnog procesa koji se pojavio 1995. godine i postao popularan u tehnološkoj industriji tijekom proteklog desetljeća. Tvrtka rotira između 'sprint' tjedana, koji uključuju usredotočeni, asinkroni rad na projektima, i 'operativnih' tjedana kada tim rješava većinu svoje logističke komunikacije. 'Jednog tjedna možete imati više sastanaka, ali drugi je poput dubokog posla', kaže. 'Uključuje drugi dio vašeg mozga.'
Amarasiriwardena kaže da se izmjenjivanjem tjedana stvari stvari pokreću. 'Kad svaki tjedan izgleda kao tjedan prije', dodaje, 'postaje monoton. A to dovodi do velikog izgaranja. '
Scrum okvir izgleda različito u različitim tvrtkama. 'Pregledate, prilagodite se onome što može biti bolje i na kraju nađete način da se sve gelira', kaže Avi Schneier, glavni savjetnik u Scrum Inc. , nastavna organizacija koju je osnovao sukreator koncepta.
2. Motivirajte i slavite.
Svakog ponedjeljka ujutro, tijekom 15-minutnog poziva Zoom-a za cijelo osoblje, tim započinje tjedan gledajući unaprijed snimljeni intervju s kupcima koji je sastavio menadžer korisničkog iskustva u tvrtki. Amarasiriwardena kaže da pomaže podsjetiti tim na njihovu svrhu, a istovremeno nadahnjivati nove ideje. 'To je dobar način da se prizemljimo jer naša inspiracija za naš proizvod dolazi iz života kojim žive naši kupci, posebno trenutno', kaže. 'Želimo znati što se mijenja, kako izgleda njihov ormar.'
Petkom tim zatvara tjedan kreativnom sesijom, tijekom koje članovi mogu iznijeti nove ideje ili podijeliti nešto o strastvenom projektu. Amarasiriwardena kaže da proslava postignuća energizira tim dok se zaustavlja za vikend.
3. Prigrlite najbolje iz oba svijeta.
Tijekom pandemije operativni tjedni, koji su više socijalni, bili su važni za održavanje ljudskog elementa u radu, kaže Amarasiriwardena. Sada, budući da je većina tima cijepljena, kaže da planiraju djelomični povratak na osobni posao. Kad se to dogodi, Amarasiriwardena kaže da će se svi vratiti u ured radi operativnih tjedana, ali sprint tjedni ostat će udaljeni.
'Cilj nam je biti hibridni tim', kaže. 'Naši će kupci proživjeti takav život, pa mislimo da je važno razvijati se s njima.'
